香港餐廳要保存哪些業務紀錄？POS 報表、收據與稅務資料點樣分
7 月 27,2026 
By Tappo Team 
先答一句
稅務局現時說明，香港經營業務要保存足夠的中英文入息及開支紀錄最少 7 年。對小餐廳來說，POS 報表可幫手整理每日營運數字，但不能單獨當成完整稅務紀錄；帳簿、銀行結單、發票、收據和每日收支都要按實際情況一齊整理。
一間得老闆加一兩個幫手的外賣自取小店，收工後最容易只留下一張日結紙，或者只看平板上的營業額。這些資料當然有用，但「睇到今日賣咗幾多」和「保存足夠的業務紀錄」是兩回事。
以下用小店日常會碰到的文件分開講。本文整理自 稅務局「保存業務紀錄」 的目前說明，只作資料導航，不是法律、稅務或會計意見。
IRD 先講清楚的兩件事
稅務局現時指出，在香港經營行業、專業或業務的人，須以中文或英文保存足夠的入息及開支紀錄，讓應評稅利潤可以確定；有關紀錄須保留最少 7 年。
這不等於每間餐廳都要用同一套表格。重點是：你的資料要能交代每天的收入、付款和有關交易，而不是到報稅時才憑記憶補回。
小餐廳通常要分開整理哪些資料？
稅務局列出的類別很多。對日常出餐、外賣自取為主的小店，可以先用下面的方式理解：
| 資料類別 | 日常例子 | 它幫你保存甚麼 |
|---|---|---|
| 帳簿／收支紀錄 | 現金簿、每日收入與付款紀錄 | 將每天收咗、使咗幾多串連起來 |
| 銀行結單及憑單 | 銀行月結單、入數紀錄、付款憑單 | 對照實際銀行往來 |
| 發票與收據 | 供應商發票、買貨收據、你業務相關的收據 | 支持某筆購貨、開支或交易的來由 |
| 每日收支 | 每日現金、轉帳或其他收付款的記錄 | 不要只留下月尾總數 |
| 貨品／服務資料 | 買賣貨品的細節，或所提供服務的足夠資料 | 讓相關記項可以核實；實際所需資料要按業務情況判斷 |
| 資產及負債 | 例如設備購入資料、欠款或應收資料 | 讓年結時的業務狀況有依據 |
如果你的店涉及貨品買賣，IRD 對購貨、售貨、年結存貨及相關發票另有說明；如果主要提供服務，也要保留足以交代服務內容的資料。個別店舖要保存到甚麼程度，應以 IRD 當前資料或專業人士意見為準。
POS 報表應該放在哪個位置？
POS 的日結、訂單或營業報表，對小店很有實際用途：你可以用它整理每日訂單、營業額和出餐流程，再及早發現少入單、餐牌設定或收款流程需要再看。
不過，POS 報表只是你日常營運資料的一部分。它不能自動代替帳簿、銀行結單、發票、收據、每日收支或其他按實際交易需要保留的資料；用任何系統也不等於已經符合個別稅務、會計或審計要求。
如果你只是想知道每日收工後應怎樣看營業數字，可以看 餐廳營業額分析：小店每日要睇哪些 POS 報表？。那一篇講「怎樣看數」；本文講的是「除了報表之外，還要按官方資料整理甚麼紀錄」。
收據：保存紀錄，和發給顧客的格式不是同一問題
IRD 的業務紀錄說明把收據列為應保存的相關紀錄之一。對小店而言，收到供應商、購貨或業務開支的收據時，不要只放在櫃檯旁邊；最好按日期或供應商整理，並和相應付款紀錄放在一起。
但這不等於這篇文章可以替你判斷「必須向顧客發出哪一種格式的收據」。顧客收據的發出、格式或個別交易安排，需另看適用規則或向 IRD／專業人士確認；不要由「收據要保存」直接推論出一個未核實的義務。
用電子方式保存，可以先回到 IRD 的現行說明
稅務局另有關於以電子格式保存業務紀錄的說明。若你想用電腦、雲端或 POS 輸出協助整理資料，先看官方現行指引，再決定自己的保存方法。
Tappo 不在這裡承諾電子紀錄一定符合要求、自動備份、可供審計，或可處理你的稅務資料。系統怎樣設定、哪些原始文件仍要留、個別資料是否足夠，都應按 IRD 說明和你的實際業務確認。
小店今日可以先做的 4 步
這不是報稅教學，而是一套讓資料不要散開的日常做法：
- 定一個收工位置。把當天 POS 日結或訂單摘要先放進同一資料夾，方便以後對照。
- 把單據跟日期走。供應商發票、購貨收據、銀行入數或付款憑單不要長期堆在櫃檯；按日期或月份收好。
- 另外留每日收支線索。有現金、轉帳或零碎付款時，確保日後能找回相應的紀錄與證明。
- 遇到不確定，不要自己補結論。例如一筆款項怎樣分類、資料是否足夠、電子紀錄怎樣保留，應回到 IRD 當前資料或問會計／稅務專業人士。
如果你正釐清電子支付的資料流向，先看 餐廳 POS 點樣接電子支付？先分清 POS、支付商與收款流程；它討論 POS、支付商和收款流程，並不取代業務紀錄或稅務判斷。
想換 POS 時，記錄習慣也值得一起看
選擇 POS 時，除了餐牌、落單和取餐流程，也可以問自己：每天的訂單和營運資料怎樣由店內實際流程整理出來？想從小店的需要比較餐飲 POS，可以看 香港餐飲 POS 比較；想了解收費模型，則看 無月費與按單收費說明。
想按你店內的餐牌、落單和設備流程了解 Tappo，可 WhatsApp 同 Tappo 傾。至於業務紀錄、報稅和會計處理是否足夠，請以 IRD 當前說明或專業人士意見為準。
FAQ
POS 報表可不可以當成全部稅務紀錄？
不可以直接這樣說。POS 報表可幫助整理日常營運數字，但 IRD 列出的業務紀錄還包括帳簿、銀行結單、發票、收據、每日收支及其他按業務性質相關的資料。
收據一定要保存多久？
IRD 目前說明相關業務紀錄須保留最少 7 年。某一張收據在你的實際情況怎樣處理，或資料是否足夠，應按官方說明或專業人士意見確認。
用電子紀錄會不會就不用保留其他資料？
不要自行這樣假設。IRD 有電子格式保存業務紀錄的專門說明；電子資料與原始文件如何配合，應以當前官方說明及實際情況確認。
資料來源與更新
本文主要參考：香港稅務局《保存業務紀錄》及其電子格式業務紀錄說明入口。最後資料核對日為 2026-07-27。本文不是法律、稅務或會計意見。
想先按你店內的流程了解 POS？
把你的餐牌、落單和設備流程傳給 Tappo 一齊睇；業務紀錄、報稅及會計處理則請按 IRD 現行說明或專業人士意見確認。